Ra quyết định thông minh với Obsidian FLOW - Tối ưu hiệu quả công việc và nỗ lực của bạn
Chúng ta đang sống trong một thời đại bùng nổ thông tin, nơi mà mỗi ngày có vô vàn thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này khiến cho việc quản lý thông tin, ưu tiên công việc, và đưa ra quyết định trở nên phức tạp và dễ gây choáng ngợp. Để giải quyết những thách thức này, phương pháp FLOW được thiết kế để tích hợp Ma trận Eisenhower cho những quyết định nhanh chóng và cả phương pháp ra quyết định với nhiều yếu tố phức tạp, giúp bạn quản lý tri thức và tối ưu hóa sự tập trung vào những việc quan trọng nhất.
1. Quyết Định Thông Qua Properties: Rõ Ràng Đến Từ Thông Tin Mô Tả Trọn Vẹn
Trong cuốn sách "Bulletproof Problem Solving" của Charles Conn và Robert McLean, có một ví dụ rất thú vị về việc lựa chọn nơi ở lý tưởng cho gia đình của Charles. Để đưa ra quyết định, họ đã lập danh sách tất cả các yếu tố quan trọng như chất lượng trường học, khí hậu, mức độ tiện lợi, và kết nối giao thông. Những yếu tố này được đánh giá và xếp hạng dựa trên trọng số phù hợp với nhu cầu của gia đình.
Trong hình, tác gi ả sắp xếp các bộ tiêu chí thành các dòng, trong khi đó các cột thể hiện các "ứng cử viên" là các thành phố mà gia đình ông cân nhắc chuyển đến.
Nhờ việc chia nhỏ vấn đề thành các tiêu chí cụ thể, họ có thể xác định đâu là những điểm cần ưu tiên, tránh bị ảnh hưởng bởi những cảm nhận chủ quan trong quá trình đưa ra quyết định. Bảng phân tích với các tiêu chí và trọng số giúp họ thấy rõ các lựa chọn và tập trung nỗ lực vào những gì quan trọng nhất.
Trong FLOW, cách tiếp cận này được thực hiện thông qua Properties. Khi bạn ghi chú một thông tin mới trong Obsidian, bạn có thể gán các trường Properties như impact (tầm quan trọng) và urgency (khẩn cấp) và nhiều thông tin có liên quan cho mỗi ghi chú.
Ví dụ với bài viết thuộc kế hoạch phát triển nội dung có thể có thông tin ngày chia sẻ publish, thông tin dự án đang thực hiện với blueprint, thông tin phân loại với tags, vv. Những thuộc tính này đóng vai trò tương tự như các tiêu chí mà Charles đã dùng để chọn nơi ở. Chúng giúp bạn dễ dàng truy vấn và đánh giá ghi chú dựa trên các yếu tố rõ ràng và phù hợp với mục tiêu của bạn.
2. Eisenhower Matrix: Quản Lý Thời Gian Và Ưu Tiên Công Việc
Ma trận Eisenhower là một phương pháp nổi tiếng để phân loại công việc dựa trên tính khẩn cấp và tầm quan trọng. Trong FLOW methodology, Properties như impact và urgency đóng vai trò trung tâm giúp bạn xếp hạng và ưu tiên công việc:
- Impact (1-5): Đánh giá mức độ quan trọng của ghi chú. 1 thể hiện ít quan trọng nhất, 5 là quan trọng nhất và 3 nếu bạn không có nhiều ấn tượng.
- Urgency (0 hoặc 1): Xác định mức độ khẩn cấp của ghi chú. Đối với tiêu chí này, chỉ đơn giản bạn xác nhận việc đang cân nhắc sẽ làm ngay hay có thể trì hoãn.
Ví dụ, nếu bạn có một ghi chú với impact = 5 và urgency = 1, bạn biết rằng đây là điều cần hành động ngay. Tất cả các ghi chú được sắp xếp dựa trên hai yếu tố này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định điều gì cần làm trước và điều gì có thể trì hoãn. Điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc có trật tự và hiệu quả, đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Bằng cách phân loại tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, bạn có thể lựa chọn xử lý các công việc gọn gàng, không quá tải và chú trọng tính hiệu quả trong nỗ lực giới hạn của mình.
3. DataView Plugin Và Quyết Định Thông Minh
Khi sử dụng Obsidian với DataView plugin hoặc Project plugin, bạn có thể tạo ra những truy vấn linh hoạt để xem tất cả các ghi chú có impact >= 4 và urgency = 1 cùng các tiêu chí liên quan bạn đã theo dõi trong phần properties. Việc này tương tự với cách Charles phân tích và xác định các thành phố đáng sống nhất cho gia đình mình bằng bảng tiêu chí. Nhờ có Properties, bạn có thể nhìn thấy một bức tranh tổng thể về tất cả các ghi chú, từ đó ra quyết định thông minh hơn và biết chính xác nên đầu tư thời gian và công sức vào đâu.
Ví dụ trong cuốn sách, Charles đã lập một bảng tiêu chí với khoảng 20 yếu tố và áp dụng các trọng số tương ứng để giúp đưa ra quyết định về việc chọn nơi ở. Tương tự như vậy, với FLOW, bạn có thể dùng Properties để đo lường và đánh giá ghi chú, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và cụ thể hơn về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Áp Dụng Linh Hoạt FLOW Giúp Bạn Ra Quyết Định Rõ Ràng Và Chính Xác
FLOW methodology không chỉ giúp bạn ghi chú và sắp xếp thông tin mà còn cung cấp cho bạn công cụ ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể và dễ hiểu. Với sự kết hợp giữa Properties và các công cụ như DataView hoặc Project plugin, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc nhìn rõ đâu là điều cần tập trung và ưu tiên. Không chỉ là một hệ thống lưu trữ tri thức, FLOW thực sự giúp bạn tối ưu hóa công việc, quản lý thời gian, và quản lý nỗ lực một cách hiệu quả và thông minh hơn.
FLOW thực sự là một phương pháp vượt trội, giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của thông tin: từ thu thập, tổ chức, ưu tiên đến triển khai thực hiện. Điều này giúp bạn không chỉ lưu trữ mà còn biến thông tin thành hành động, từ đó đạt được những kết quả tốt nhất trong công việc và cuộc sống.